PDCAを上手く回せない原因はここだ！PDCAの落とし穴！手帳のリフィルで改善！

【デイリーリフィル】

【週間リフィル】

先日、部下から相談がありました。

よく「PDCAを回してください」と色々な人に言われます。
どのように回したらいいか、わかりません！

と相談受けました。

その後、私自身で、会社の関係各所で行われているPDCAを回す現場を見ていきました。

今のビジネスマンは、PDCAサイクルは当たり前すぎるフレームワークです。

ここでは私のやり方をご紹介します。

PDCAは何のために行うのか？

「活動の成果（精度）を上げるために、継続的に改善活動をしていく事」です。

私の考えというより、誰しもが認識していることです。

しかし理解している人が多い一方で、これが出来ていないという人が多く散見されます。

PDCAの手順は、

1. 「ありたい姿」に行くための、「現状の姿」とのギャップを明確にする
2. そのギャップを埋めるための、行動タスクを計画する
3. 計画に基づいて行動する
4. 行動の結果から達成できた要因、達成できなかった原因を考える
5. そして次の課題を設定のための足掛かりを想定する

この手順で進めますが、これを良くみると全て仮説になります。

すなわち、自分で考えたことなので全て仮説にすぎず、仮説検証を繰り返していき、

目標に向けて深く考えていくことが大切になります。

当然ですが、人によって最短で行ける人もいれば、少し遠回りする人もいます。

遠回りしても、それも1つの経験です。無駄ではありません。

だからＰＤＣＡは、個人の成長にも繋がり、同時に物事の本質を見極めていく作業でもあります。

PDCAを回すタイミングって、いつやりますか？

仕事の内容によって異なります。大きなプロジェクトなどでは、

振返りの会議を設定し行っています。

個人レベルでは、様々な書籍等で「1週間単位で回しましょう」と提唱されています。

私は、ここに大きな落とし穴があると考えています。

なぜならば、1週間の振り返りの時に、1週間前の事を詳細に思い出すことって出来ないからです。

思い出すことができる人もいると思いますが、大抵の人の場合、難しいと思っています。

だからＰＤＣＡを1週間単位で回すのではなく、1日単位で行動のログをつけ、

その日にどんな計画をたて、どう行動し、どんなことがあったか、

そしてどう感じて次の日の計画をしたかを記録しておくことが重要と考えています。

これを怠っていることが、ＰＤＣＡをうまく回せない原因の1つと考えています。

またその1日の行動で、うれしかった事、アイデア・気づきをメモしておくことも大切です。

注意したいのが、日記にならないようにすることです。

なぜならば、日記では、自分のどう感じたかの気持ちだけの記載になることが多くなるからです。

気持ちを書くことも大切ですが、ここでは、本質的に行動するために、

その1日の行動の計画の背景、行動内容、結果から得た事を記載することをおすすめします。

要は、ＰＤＣＡは1週間単位で回しますが、その源泉は1日単位の行動と振り返りです。

これを自分の手帳を使い、詳細にログを残していくことをおすすめしています。

私の手帳のデイリーリフィルと週間リフィルに記載している事

冒頭の写真が私の手帳のデイリーと週間リフィルです。

自分に問いかけ、どのように行動していくかを問う、リフィル構成になっています。

週間リフィルでは、PDCAを回すことに視点を置き、週間の目標をバランスよく計画していきます。

デイリーリフィルでは、1日の活動を最大限効果が出るように「質」を高めていけるように

計画するものにしています。

特に、デイリーリフィルでは、行動しながら充足感を得られるような計画を立てています。

また振り返り欄も設けて1日の終わりに記載するようにしています。

こうすることで、1週間の振り替えりがスムーズに行えます。

最後に

ＰＤＣＡは基本、1週間単位で行いますが、

1か月単位、3か月単位、1年単位でも回し、特に1年間のＰＤＣＡの場合は、

時間をかけて、次年の計画を立てていき、3年後、5年後の目標に修正がある場合も

再計画をしていきます。

計画だけでは、目標達成が出来ず、行動してもやりっぱなしでも目標達成が出来ません。

仮にできたとしても、個人の成長に繋がりません。

しっかりとＰＤＣＡを回す習慣をつけていきましょう！

決して、ＰＤＣＡは古いフレームワークではありません、と考えています。