皆さん、こんにちは、エンパワーメント・コーチの廣川です。組織のチーム運営に悩む課長やリーダーを対象に、チーム活性化、業績目標達成のための情報を発信しています。 今回一番伝えたい事は、「私のメール処理方法」です。

メールの処理方法　

　課長・リーダーの人達は、普段どの程度メールのやり取りをしていますか？朝会社のPCを立ち上げ、メーラーソフトを起動すると、受信ボックスに多い時は50件、いや3桁と言う人いるでしょう。このメールをすべて対応していたらそれだけで1日が終わってしまいます。今は、メールも欠かせない意志伝達ツールとして確立しています。嫌だからと無視すると大きな代償がまってます。

　以前、私の知り合いで、メールを無視したことで、年間数億の商材を逃した人がおり、まったくもって、抜けた社長さんがいました。そんなことにならないように、処理は適切に行うことが大切です。皆さんもいろいろと工夫されていると思いますが、今日は私の処理方法をお伝えします。

私の実践方法 

①　自動振り分け機能を使い、件名、宛名で振り分ける 

②　優先順をつける：件名から重要度を判断する 

③　送信者を確認 

④　開封したらCCに私の名前があったら、読まない 

⑤　優先度の高い順から処理していきます。 

⑥　メール処理は30分以内とする 

基本受信ボックスは、ゼロにしたいですが、優先度をつけて後回しのものは、遅れても良いとするという考え方で対応しています。

今は、メール処理は大切な仕事！

　冒頭、触れたように、メール処理を誤ると大切な案件すら逃す時代になりました。「私は苦手です」なんて言ってられない時代です。適切な処理を行うには、どうしたら良いか？どんな仕事でも共通していますが、しっかりと時間の確保を行い、正しく処理することです。メール処理ということで焦ってしまい、適当に処理すると見逃すことになります。「ながら処理」する人もいます。これも見逃す原因になります。当たり前ですが、大切な仕事として適切に時間を確保し処理することが大切になります。

・・・ということで、今日はこの辺で