会議運営はやり方次第でモチベーション低下の要因に！会議の正しい運営について課長・リーダーが心得ること

今回一番伝えたい事は、 「会議の運営ポイント」です。 

 【やってはいけない会議運営】

 課長・リーダーの人たちは、日々、会議やミーティングが多いと思います。 時には「この会議時間の無駄じゃないか？」と思うことがあります。 結論から伝えますと、やってはいけない会議は以下の3点です。 

 ①　報告会議 （連絡会や報告会、共有等をメインにする会議） 

 ②　事前に議題連絡なしに討議する会議 

 ③　吊るし上げる会議（特に営業部門で見られる会議）

 まず報告会議は、もうこの時代止めたほうが良いです。 報告だけならメール等で伝えるのみで十分。 また事前に議案の連絡がなく始めると、議事が脱線する可能性もあります。 参加者は、事前に準備もできないので、その場しのぎの発言になってしまい、 結局最後には、その場しのぎの議論になってしまいます。 

 参加者を吊るし上げ、責め立てるような会議は、 良く昭和の時代に営業部門で見られました。 営業成績が悪い理由で、その担当者を吊るし上げ、叱咤激励のつもりが 人権無視的な発言まで飛び出るような会議です。これは課長失格です。 

 【適切な会議運営】 

適切な運営を行うためにまずリーダーが行うことは、 議案に合った招集メンバーを選定すること。それを踏まえて 

 ①　会議3日前までに議案を伝え、会議の目的、ゴールを設定する。 

 ②　会議までに議案内容を各自検討しておく 

 ③　終了後、ネクストステップを明確にして、その日中に議事録を作成 

 会議は極力短い時間で行うようにする。予定時刻より早く終わることを心掛ける。  今の時代は、激流と例えられます。 各担当者も日々忙しいです。 極力 会議運営は明瞭簡潔に済ませるようにしましょう。 

 また部下に発言を促すときは、若手から発言するようにいたしましょう。 よく見られる光景が、ベテラン社員が「あたかも自分が正しい」と 言わんばかりに発言することで、若手の発言が引っ張られ、 発言が違った内容になってしまいます。 よって若手から発言し、自由に発言できるような環境も整えておく必要もあります。 

 チームメンバーのやる気・モチベーションアップが養える会議運営をするためには 何が必要かを常に考えること！ここが一番大切なポイントです。

【課長・リーダーの会議の準備心得 】

会議は、短時間に効率を求め、意思決定を行う必要があります。 事前準備を行い、会議の目的・会議のゴールを考え、 着地点の青写真を描いておくこと。 ここをしっかりと明確にしておけば、大きく脱線することもありません。